보고할 때 필요한 말하기 노하우

 

말 잘하고 글 잘 쓰는 사람이 유능한 직장인이다. 말과 글 중 무엇이 더 중요하다고 말할 수는 없지만, 글보다는 말이 더 가깝다. 보고서를 쓰기 전에는 먼저 상사와 얘기를 나눈다. 보고서를 제출할 때도 아무 말 없이 툭 던지지 않는다. 말로 보고해야 한다. 이를 잘하려면 어떻게 해야 할까.

 

▪️ 생각과 관계가 보고의 핵심

핵심은 생각이다. 생각을 잘해야 말을 잘한다. 보고 내용은 크게 사실과 의견 두 가지다. 사실을 말할 때는 보태거나 덜지 말고 있는 그대로 전하는 게 중요하다. 의견을 말할 때는 생각이 필요하다. 평소 생각을 해두려면 하루 한 가지씩 구체적인 사안을 놓고 자기 의견과 주장이 무엇인지 정리해보면 좋다. 짧아도 상관없다. 자기 생각이 있는 것이 중요하다.

보고를 잘하기 위해 또 하나 필요한 게 관계다. 보고하는 사람과 보고받는 사람 사이에 신뢰가 있어야 한다. 신뢰로 연결되기 위해서는 상사에게 자주 물어보는 게 좋다. 지시받았을 때 어떤 내용을 원하는지 구체적으로 물어본다. 도중에 궁금한 게 있으면 다시 찾아가 물어본다. 보고 내용이 어느 정도 정리되면 방향이 맞는지 물어본다. 물어보는 것 자체가 소통이다.

 

보고도 잦을수록 좋다. 문제나 변화가 생기면 중간에 경과를 보고한다. 특히 안 좋은 내용일수록 보고해야 한다. 물론 횟수만이 능사는 아니다. 기본적인 사실은 반드시 암기한 후 보고해야 한다. 특히 숫자를 숙지해야 한다. 그것이 신뢰를 좌우한다. 관련 사항도 충분히 파악해야 하는 건 물론이다.

 

▪️ 보고받는 사람 중심으로 말하기

보고는 내가 아는 것, 내가 하고 싶은 것을 말하는 게 아니다. 보고받는 사람이 궁금해하는 것을 말하는 것이다. 상사가 무엇을 궁금해할지 생각해보는 게 가장 먼저 해야 할 일이다.

 
결과를 만들어내는 보고를 하기 위해서 상사의 지시 내용이나 주문 사항을 확인한다. 현황을 알아보라는 것인지, 내용을 조사하라는 것인지, 문제의 해법을 제시하라는 것인지, 변화를 기획하라는 것인지 확인해야 한다.

 
내게 중요하다고 상사에게도 중요할 것이라고 오해해서도 안 된다. 보고하는 사람과 보고받는 사람 사이에는 관점의 차이가 있다. 보고자는 문제점을 말하지만, 상사는 해법이 알고 싶다. 보고자는 필요성을 강조하지만, 상사는 기대효과가 궁금하다. 보고자는 성공과 이익을 전제하지만, 상사는 실패와 손해를 가정한다.

 

내가 잘 안다고 상사도 잘 알 거로 가정하는 일도 피해야 한다. 사소한 사항도 빠뜨리지 말고 보고하는 습관을 들이는 게 좋다. 그렇다고 상사를 가르치려 들어서는 안 된다. 내 의견을 성실하게 말하되, 결론 내리는 것은 상사의 몫이라는 걸 명심해야 한다.

상사가 내 앞에 앉아 있다고 해서 잘 듣고 있다고 착각하면 안 된다. 보고하는 동안 상사는 다른 생각을 할 수도 있다. 상사가 듣고 있는지 표정을 잘 살펴보면서 말해야 한다. 상사라고 다 알아듣는 것은 아니다. 상사가 제대로 이해했는지 확인해야 한다. 내가 말한 내용이 중요한 게 아니라 상사가 들은 내용이 중요하다.

 

상사를 건너뛰고 싶은 생각도 버려야 한다. 일일이 보고하는 건 상사를 번거롭게 하고, 일을 지체시키는 것이라고 말하는 사람이 있다. ‘바쁘신데 이런 것까지 부담 주면 안 되지’ 하는 생각에서다. 자기가 해결할 수 있다고, 아무 문제 아니라고 스스로 판단하면 안 된다. 가장 위험한 것이 추측과 예단이다. 사고는 꼭 그런 데서 난다. 

 

▪️ 간결하게 설명하는 3가지 방법

짧게 보고하지 못하는 이유는 내용을 정확히 알지 못하거나, 그 내용에 자신 없거나 둘 중 하나일 것이다. 짧게 설명하려면 사전에 충분히 정리해봐야 한다. 설명은 간결함을 요구받는다. 

 

➊ 단도직입적으로 말한다

“내 얘기의 결론은 이것입니다.” 장황한 서론 없이 바로 이렇게 말하는 것이다. 두괄식으로 말머리에 핵심 내용을 배치하는 방식이다. 설명하려는 내용을 상대가 어느 정도 알고 있다면 이렇게 하는 것이 효과적이다. 회사에서 보고할 때는 이 방식이 좋다. 설명은 처음 제시한 내용이 강력한 영향을 미친다. 첫인상이 중요한 것과 같은 맥락이다.

➋ 반복하지 않는다

우리는 습관적으로 말을 반복한다. 상대가 못 알아들었을까 봐, 또는 강조하기 위해서 했던 얘기를 다시 하거나 사족을 붙인다. 중언부언하는 것이다. 섬세하고 꼼꼼한 사람이 이런 화법을 쓴다. 상대에 대한 배려가 세심하다고도 할 수 있지만, 믿음이 부족하다고도 할 수 있다.

➌ 군더더기를 뺀다

군더더기를 빼 ‘간결하게’ 설명하는 것과 ‘쉽게’ 설명하는 것은 충돌한다. 간결하게 설명하려면 어려워지고, 쉽게 설명하려면 길어진다. 이런 모순을 해결하면 좋은 설명이 된다.

“너 자신을 알라” “산은 산이요, 물은 물이다” 같은 격언들처럼 진리는 군더더기가 없다. 수식어나 수사법이 과하지 않다. 힘이 있고 직관적이다. 응축과 여운의 미가 있다. 미주알고주알 간섭하지 않고 스스로 생각하게 한다.
간결함은 이런 자세에서 나온다. 내가 이것까지 말할 필요가 있나 따져본다. 가지 치는 것을 아까워하지 않는다. 추가할 것보다는 뺄 것을 먼저 찾는다.

 

Tip. 강원국 저자의 보고서 작성 팁
회사에서 일할 때 관련 어휘 75개를 모아 한 장으로 정리한 다음 보고서를 쓸 때마다 보면서 영감을 얻었다. 그것들을 조합해 보고서를 작성했다. 배경, 취지, 목적 같은 어휘들이다.
보고서의 경우 중간 제목으로 개요, 현황, 문제점, 원인, 이유, 근거, 사례, 대책, 개선책, 해법, 세부계획, 인력, 예산, 기대효과, 부작용, 협조사항 같은 항목이 적절하다. 예를 들어 회의 결과를 보고해야 할 때 논의사항, 결정사항, 쟁점사항, 건의사항, 후속조치, 필요사항 같은 단어를 잘 넣으면 좋은 보고서를 쓸 수 있다.

 

📍 출처: 나는 말하듯이 쓴다

 

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